Guide · 10 ottobre 2026

Quanto costa un dipendente all'azienda oltre lo stipendio

Dal netto in busta paga al costo aziendale

Quando si parla di stipendio bisogna distinguere tre livelli. Il netto è quello che il lavoratore riceve sul conto. Il lordo comprende anche le trattenute fiscali e la quota di contributi a carico del lavoratore, che l'azienda versa come sostituto d'imposta. Il costo aziendale, infine, aggiunge al lordo tutto ciò che il datore di lavoro paga di tasca propria.

Per un'impresa con personale operativo è questo terzo numero che conta: è quello che pesa sul conto economico e che va confrontato con i ricavi delle commesse. Ecco le voci principali, una per una.

Contributi INPS e premio INAIL

La voce più pesante sono i contributi previdenziali e assistenziali a carico del datore di lavoro, calcolati sulla retribuzione imponibile e versati ogni mese all'INPS. L'aliquota non è unica: cambia in base al settore, alla qualifica (operaio, impiegato, apprendista), al numero di dipendenti e al tipo di contratto. Per esempio, sui contratti a tempo determinato è dovuto un contributo addizionale destinato alla NASpI, che aumenta a ogni rinnovo, salvo i casi di esonero previsti dalla legge come alcune attività stagionali.

Poi c'è il premio INAIL contro infortuni e malattie professionali, interamente a carico dell'azienda. Si calcola moltiplicando le retribuzioni per il tasso, espresso per mille, della lavorazione svolta, che può variare in base all'andamento degli infortuni dell'impresa. Per questo un operaio di cantiere o un facchino costano di più in termini di premio rispetto a un impiegato d'ufficio. Il premio si paga con l'autoliquidazione annuale, che entro il 16 febbraio comprende la regolazione dell'anno precedente e la rata anticipata dell'anno in corso.

In edilizia si aggiungono gli accantonamenti e i contributi alla Cassa Edile previsti dalla contrattazione collettiva di settore.

TFR e mensilità aggiuntive

Il trattamento di fine rapporto è una retribuzione differita: matura ogni anno e si paga quando il rapporto finisce. Secondo l'art. 2120 del codice civile la quota annua si ottiene dividendo la retribuzione annua per 13,5, e le somme accantonate si rivalutano ogni anno dell'1,5% fisso più il 75% dell'aumento dell'indice ISTAT dei prezzi al consumo.

Se il lavoratore non sceglie un fondo di previdenza complementare, il TFR resta in azienda come debito verso il dipendente. Fanno eccezione le imprese più grandi: per il 2026 e il 2027 i datori di lavoro privati con almeno 60 dipendenti di media nell'anno precedente devono versarlo mensilmente al Fondo di Tesoreria gestito dall'INPS; la soglia torna a 50 dal 2028 e scende a 40 dal 2032. Anche quando non esce subito dalla cassa, il TFR è un costo di competenza che va accantonato.

Oltre alle dodici mensilità, quasi tutti i contratti collettivi prevedono la tredicesima e alcuni, come quelli del turismo e del commercio, anche la quattordicesima. Sono a tutti gli effetti parte del costo annuo.

Ore pagate ma non lavorate

Un dipendente non lavora tutte le ore per cui è pagato. Questa parte del costo è spesso sottovalutata, ma per chi gestisce squadre operative è decisiva, perché le ore scoperte vanno sostituite.

Le voci principali sono:

• ferie: per legge almeno quattro settimane retribuite l'anno (art. 10 D.Lgs. 66/2003), più quelle eventualmente previste dal CCNL
• permessi retribuiti, riduzioni di orario e festività previsti dal contratto collettivo
• malattia: l'indennità INPS spetta in genere dal quarto giorno ed è anticipata in busta paga dal datore; i primi tre giorni di carenza e le integrazioni fino alla retribuzione piena sono a carico dell'azienda quando il CCNL li prevede
• infortuni, congedi e altre assenze tutelate, con eventuali integrazioni contrattuali
• il tempo dedicato alla formazione obbligatoria, che si svolge durante l'orario di lavoro

Sicurezza e gestione amministrativa

Il D.Lgs. 81/2008 mette a carico del datore di lavoro una serie di obblighi che hanno un costo diretto: la formazione sulla sicurezza dei lavoratori e i relativi aggiornamenti, la sorveglianza sanitaria con le visite del medico competente quando la valutazione dei rischi la richiede, i dispositivi di protezione individuale, la valutazione dei rischi e le figure della prevenzione. Per le attività operative, come pulizie, cantieri, magazzini e cucine, queste voci non sono marginali.

Infine c'è la gestione: elaborazione delle buste paga, adempimenti mensili e annuali, comunicazioni obbligatorie, rapporti con gli enti, gestione di assenze e sostituzioni. Che la faccia un ufficio interno o un consulente del lavoro, è comunque un costo legato al personale.

Come stimare il costo reale del tuo personale

Le percentuali che circolano online sono medie che valgono poco per il singolo caso. Per avere un numero affidabile parti dal CCNL applicato e dal livello di inquadramento, aggiungi contributi e premio INAIL della tua posizione, il TFR, le mensilità aggiuntive e una stima realistica delle ore non lavorate. Poi considera sicurezza e gestione. Il tuo consulente del lavoro può prepararti un prospetto del costo annuo per ciascun dipendente.

Se hai una squadra operativa stabile, un'alternativa è affidare il servizio in appalto. Noi di FED Outsourcing assumiamo il personale che lavora già con la tua azienda, senza cambiare stipendio o ruolo: il datore di lavoro diventa FED Multiservizi, che organizza e dirige il lavoro e gestisce contratti, paghe, contributi, INAIL, TFR, ferie, malattie, sostituzioni, formazione sulla sicurezza e DPI, con il DURC regolare a ogni fattura. Il committente resta comunque responsabile in solido di retribuzioni e contributi fino a due anni dalla fine dell'appalto, per questo la regolarità dell'appaltatore conta. Lavoriamo, tra gli altri, con imprese di pulizie e multiservizi e con imprese edili.

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Domande frequenti

Fonti: Gazzetta Ufficiale – Art. 2120 codice civile (TFR) · INPS – Fondo di Tesoreria: nuove soglie dimensionali dal 2026 · INPS – Indennità di malattia e visite mediche di controllo · INAIL – Autoliquidazione impresa con dipendenti. Le informazioni sono aggiornate alla data di pubblicazione e non sostituiscono una consulenza sul caso specifico.

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