Guide · 24 ottobre 2026

Malattia del dipendente: chi paga e come gestirla in una piccola impresa

Chi paga: anticipo del datore e conguaglio INPS

L'indennità è una prestazione dell'INPS, ma nella generalità dei casi il datore di lavoro la paga al dipendente insieme allo stipendio e poi la recupera, portandola in compensazione con i contributi dovuti all'Istituto.

Ci sono eccezioni in cui l'INPS paga direttamente il lavoratore: per esempio gli operai agricoli a tempo determinato, alcuni lavoratori a termine nei casi previsti dalla legge e gli stagionali quando il loro contratto collettivo non prevede l'anticipo del datore. Dal 1° luglio 2026 queste richieste passano dal servizio online Sportello malattia a pagamento diretto.

Quello che resta sempre a carico dell'azienda è ciò che il CCNL aggiunge all'indennità INPS: in genere i primi tre giorni di carenza e l'integrazione fino a una percentuale della retribuzione, in alcuni contratti fino alla retribuzione piena per un certo numero di giorni. Sono questi importi, non l'indennità, a pesare davvero sul conto economico.

Quanto spetta e per quanti giorni

L'indennità INPS si calcola sulla retribuzione media globale giornaliera del mese precedente l'inizio della malattia. Le misure di base per i dipendenti privati sono queste:

• dal primo al terzo giorno nessuna indennità INPS: è il periodo di carenza
• dal quarto al ventesimo giorno il 50% della retribuzione media giornaliera
• dal ventunesimo al centottantesimo giorno il 66,66%
• per i dipendenti di pubblici esercizi e laboratori di pasticceria, come bar e ristoranti, l'80% per tutto il periodo
• al massimo 180 giorni per anno solare; per i contratti a termine il limite dipende dai giorni lavorati nei dodici mesi precedenti

Certificato telematico e visite di controllo

Il certificato di malattia lo invia il medico per via telematica all'INPS. Il lavoratore non deve consegnarti l'attestato, ma deve avvisarti dell'assenza con i tempi e le modalità fissati dal CCNL e comunicarti il numero di protocollo del certificato. Tu puoi consultare gli attestati sul portale INPS e, tramite il Cassetto previdenziale, chiedere di riceverli via PEC.

Durante la malattia il lavoratore deve essere reperibile all'indirizzo indicato nel certificato dalle 10 alle 12 e dalle 17 alle 19, tutti i giorni, compresi sabati, domeniche e festivi. Sono esonerati alcuni casi, come le patologie gravi che richiedono terapie salvavita. Se hai dubbi su un'assenza puoi chiedere all'INPS una visita medica di controllo, anche direttamente dall'attestato sul portale dedicato. Chi risulta assente alla visita senza giustificato motivo rischia di perdere in tutto o in parte l'indennità, oltre a eventuali sanzioni disciplinari.

Una cosa che il datore di lavoro non può fare è verificare di persona lo stato di salute del dipendente: gli accertamenti sulla malattia spettano solo ai medici dei servizi pubblici, come prevede lo Statuto dei lavoratori. Con la circolare n. 92 del 4 settembre 2026 l'INPS ha inoltre chiarito che la tutela può coprire anche il giorno prima del rilascio del certificato, se il medico attesta che la malattia è iniziata quel giorno, con alcune esclusioni per sabati, domeniche e festivi.

Il periodo di comporto e la conservazione del posto

L'art. 2110 del codice civile stabilisce che durante la malattia il lavoratore conserva il posto e che il periodo di assenza conta ai fini dell'anzianità di servizio. Il datore di lavoro può recedere solo dopo il periodo di comporto, cioè il numero massimo di giorni di assenza fissato dal contratto collettivo. Un licenziamento motivato dalle assenze per malattia ma intimato prima di quel limite è nullo.

Per questo è importante tenere un conteggio preciso delle assenze di ogni dipendente e conoscere le regole del proprio CCNL, che può distinguere tra singola malattia lunga ed episodi frequenti e sommati nel tempo. Dal 2026, inoltre, la legge n. 106 del 2025 consente ai lavoratori con malattie oncologiche o con malattie invalidanti o croniche che comportano un'invalidità di almeno il 74% di chiedere, esauriti gli altri periodi di assenza giustificata, un congedo non retribuito fino a ventiquattro mesi con conservazione del posto.

Come organizzarti in una piccola impresa

In un'azienda con pochi addetti operativi, una sola assenza può fermare una squadra di facchinaggio o lasciare scoperto un turno in cucina. Alcune abitudini aiutano a non trovarsi impreparati:

• verifica il CCNL applicato per sapere quanto integri tu, per quanti giorni e qual è il comporto
• tieni un registro aggiornato delle assenze per malattia di ciascun dipendente
• comunica ogni mese all'INPS i dati delle assenze nel flusso UniEmens, che dal 2026 segue nuove modalità, così il conguaglio non resta in sospeso
• prepara un piano di sostituzione: chi copre quali mansioni e con quali competenze e abilitazioni
• considera nel budget il costo di carenza e integrazioni, insieme alle ore di straordinario o ai rinforzi necessari

Malattia e personale in appalto

Se affidi un servizio in appalto, la malattia dei lavoratori è un problema dell'appaltatore, che è il loro datore di lavoro: è lui che organizza e dirige il personale, paga le indennità e garantisce la continuità del servizio con le sostituzioni. Il committente però non è estraneo: per legge risponde in solido di retribuzioni e contributi dei lavoratori impiegati nell'appalto fino a due anni dalla sua conclusione, quindi conviene scegliere un appaltatore in regola e chiedere il DURC.

È il modello con cui lavoriamo noi di FED Outsourcing con aziende che hanno una squadra operativa stabile, per esempio nel facchinaggio e traslochi o nella ristorazione e negli hotel. FED Multiservizi assume il personale che lavora già con te, senza cambiare stipendio o ruolo, e gestisce contratti, paghe, contributi, ferie, malattie e sostituzioni, consegnando il DURC regolare a ogni fattura.

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Domande frequenti

Fonti: INPS – Indennità di malattia/degenza ospedaliera e visite mediche di controllo · INPS – Nuove indicazioni per il riconoscimento della prestazione di malattia (2026) · Gazzetta Ufficiale – Art. 2110 codice civile · Normattiva – Legge 18 luglio 2025, n. 106. Le informazioni sono aggiornate alla data di pubblicazione e non sostituiscono una consulenza sul caso specifico.

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